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5 errores comunes a la hora de buscar desperdicios

5 errores comunes a la hora de buscar desperdicios

Lean significa hacer más con menos a fin de mejorar la eficiencia y productividad. Se trata de simplificar procesos eliminando aquello que no agrega valor al cliente. Pero ten cuidado de caer en estos 5 errores comunes a la hora de aplicar esta valiosa herramienta Lean.
¿Qué son los desperdicios?

 

Los desperdicios son un concepto fundamental de Lean que consiste en identificar y eliminar aquellas tareas que no agregan valor desde la perspectiva de los grupos de interés, que incluyen tanto al cliente interno como externo. Estos desperdicios son conocidos como “muda”, y agregan costo en términos de tiempo, esfuerzo y materiales.

Esta técnica tiene sus orígenes en el Sistema de Producción Toyota, que a mediados del siglo XX se propuso alcanzar mayor eficiencia a partir de la descomposición y análisis de los procesos en sus plantas de producción.

La búsqueda y eliminación de desperdicios permitió a Toyota:

  • aumentar el valor,
  • reducir costos,
  • prevenir problemas.

 

La búsqueda de desperdicios sigue siendo hoy una práctica muy  valiosa. Partiendo de los requerimientos del cliente interno y externo -y de lo que éste considera que agrega valor- permite eliminar lo innecesario y satisfacer sus requerimientos con mayor velocidad y menor costo.

¿Cómo identificar desperdicios?

 

Ahora bien, ¿cómo puedes encontrar y reducir aquello que no agrega valor? Presta atención a los siguientes desperdicios:

  • Sobreproducción: ¿Produces más de lo que puedes vender? ¿O produces con demasiada anticipación? Alinea tus procesos con la demanda del cliente y entrega el producto cuando este lo requiere (just in time) a fin de evitar costos innecesarios de almacenamiento y tiempo.
  • Demora: ¿Tus colaboradores deben esperar por piezas o equipos para poder continuar con la producción? ¿Hay tiempos muertos en los que una persona debe esperar que la anterior finalice sus tareas para poder continuar con las suyas? ¿Hay maquinaria que no se usa por tiempos prolongados, mientras se espera el paso anterior del proceso?
  • Transporte: ¿El recorrido de tu producto en proceso agrega valor al producto final? ¿O existen movimientos a sitios intermedios que lo único que hacen es retrasar la llegada al cliente? ¿Tus insumos se almacenan varias veces antes de llegar a ser usados?
  • Sobreprocesamiento: ¿Se procesan especificaciones más exigentes de lo que requiere el cliente? ¿O se duplican tareas? 
  • Inventario: ¿Tienes en tu inventario más productos que aquellos a los que puedes dar salida? ¿Se te acumula producto en proceso en alguna instancia de tu proceso? ¿Guardas elementos innecesarios en tu oficina? 
  • Defectos: ¿Repites actividades por causa de un error anterior? No olvides que es más eficiente prevenir defectos en el momento que corregirlos.
  • Movimiento: ¿Las personas realizan movimientos que no agregan valor? ¿Buscan materiales, caminan de más, o pierden tiempo en organizar los materiales de trabajo? Implementar controles visuales o mejorar la disposición del espacio de trabajo te ayudará.
  • Materiales: ¿Consumes insumos de más? ¿Imprimes más hojas de las necesarias? ¿Usas más energía de la que necesitas?
  • Información: ¿Hay gente que participa de reuniones en las que no es necesario que estén? ¿Te copian en mails en los que no entiendes qué se espera de ti? ¿Hay gente que da instrucciones contradictorias o confusas?
  • Potencial humano: ¿Utilizas la totalidad del tiempo y el talento de las personas? ¿Se identifican las habilidades de cada una de ellas y se las ubica en el puesto de trabajo en el que pueden agregar más valor? Establece planes de carrera y capacita constantemente a tu gente.
5 errores comunes en la búsqueda de desperdicios

 

Buscar desperdicios es quizás la práctica más extendida de Lean, pero no todos comprenden verdaderamente su utilidad y cómo hacerlo. Estos son los 5 errores más comunes que encontramos a la hora de identificar desperdicios.

 

1. Poner el foco en el desperdicio y no en el valor

 

El foco de Lean no está en el desperdicio en sí. El desperdicio sólo se elimina con el fin de aumentar el valor para el cliente. Partiendo de la base de que el cliente sólo quiere valor, se busca crear un sistema optimizado que considere toda la cadena de valor y trabajar sobre los recursos que no agregan valor en áreas críticas.

Lean significa hacer más con menos; menos tiempo, menos espacio, menos esfuerzo, menos equipamiento, menos materiales y menos costo, siempre y cuando el cliente reciba lo que quiere. 

Pero tenemos que estar atentos, puede haber situaciones particulares que debemos considerar. Por ejemplo, si para el cliente un aumento en el inventario agrega valor, es válido hacerlo.

 

2. Confundir desperdicio con causa raíz

 

Es importante destacar que identificar desperdicios es sólo un punto de partida para la mejora, pero no es lo mismo que encontrar la causa raíz de los problemas. 

Sin embargo, no debemos minimizar la importancia de la búsqueda de desperdicios. Hallar problemas como sobreproducción, defectos, demoras, inventarios y demoras, nos permitirá actuar con rapidez, corrigiendolos y eliminandolos a fin de reducir tiempos, mejorar calidad y bajar costos.

Por otra parte, hacer un buen análisis de los desperdicios permitirá encontrar oportunidades de quick wins.

 

3. Buscar los desperdicios desde detrás del escritorio

 

Sólo podemos hallar los problemas a través de la observación directa del proceso. Necesitamos “ir, ver y comprender” en el Gemba mismo, es decir, en el lugar en el que están ocurriendo los hechos.

Es en el Gemba es donde se ven los desperdicios, porque están allí. Los números que podemos observar en una sala de reuniones, o en nuestro escritorio, miden resultados pero no muestran los detalles reales de lo que está ocurriendo.

Los líderes son los primeros que deben visitar el Gemba. Necesitan escuchar y comprender de primera mano el punto de vista de quienes forman parte del proceso. Sólo así podrán tomar decisiones acertadas.

 

4. Pensar en un proceso estático

 

No existe la mejora de un proceso de una vez y para siempre. Se trata de buscar la innovación y la perfección a través de ciclos constantes de mejora continua.

Lo que es valor para el cliente hoy, tal vez no lo sea mañana. Y es por esto que constantemente debemos estar atentos a los desperdicios y potenciales mejoras.

La clave es instalar una cultura de mejora continua, un método estandarizado de abordaje de problemas, donde las propuestas no caigan en un buzón de sugerencias que nadie leerá y no se castigue a quien encuentra un problema.

 

5. Olvidar el rol crítico del factor humano

 

En el análisis del proceso, es común perder de vista la importancia de las personas. Pero debemos comprender que el proceso es quiénes lo hacen.

Si queremos implementar mejoras reales, necesitamos involucrar a quienes realizan los procesos en la búsqueda de mejoras. Necesitamos su colaboración y compromiso a partir de la construcción de equipos interdepartamentales. Necesitamos colaboradores motivados que tengan la mirada puesta en la mejora.

En síntesis

 

Si quieres ahorrar tiempos y costos, pon el foco en las necesidades del cliente. Si comprendes sus requerimientos- qué es valor para él/ella- podrás generar productos y servicios para satisfacer la demanda en el momento, en el lugar, y en la cantidad y calidad demandados.

La eliminación y prevención de desperdicios es una herramienta muy útil para mejorar la eficiencia. Pero no olvides que se trata de una herramienta y no un fin en sí mismo.

Tampoco confundas desperdicio con causa raíz. Puede que algunos problemas necesiten de un análisis más profundo, pero comenzar por detectar aquello que no es necesario es un primer paso, y ciertamente uno importante.

Visita el Gemba y conversa con quienes hacen el proceso. No olvides que los procesos son dinámicos y los requerimientos de los clientes también. La mejora debe ser continua.

Y, por último, no olvides el rol clave del factor humano. Promueve una cultura en la cual todos los trabajadores mejoren continuamente sus habilidades, competencias y procesos. Y en la que todos busquen constantemente la mejora por y para el cliente.

Autor: Martín Molteni.

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