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5S: la herramienta Lean clave para un espacio de trabajo altamente productivo

Una planta Lean 5S

5S: la herramienta Lean clave para un espacio de trabajo altamente productivo

¿Estás necesitando alquilar un nuevo depósito? ¿Tu fábrica te está quedando chica? ¿El tiempo no te alcanza y sientes que estás siendo improductivo? Con el método 5S, mejora la productividad y calidad de tu fábrica u oficina. Organiza tu espacio en cinco pasos y ahorra tiempo y recursos físicos.

¿Por qué aplicar el método 5S?

La metodología 5S ha inspirado filosofías como la de Marie Kondo, quien popularizó los beneficios de la organización y el orden. Para la gurú japonesa, el desorden exterior es reflejo de un caos interior y propone organizar el hogar para recuperar el equilibrio espiritual. ¿Te ocurre esto en tu trabajo? ¿Has sentido alguna vez que el desorden te hace perder tiempo y te desmotiva?

Mira estas dos imágenes, antes y después de aplicar 5S. ¿Cuál de estas fábricas crees que será más productiva? ¿Y en cuál de ellas sus empleados trabajarán con mayor motivación? 

Probablemente te haya tomado menos de 2 segundos responder estas preguntas. Y seguramente hayas acertado. El orden y la limpieza en el espacio de trabajo impactan no sólo en la productividad, sino también la motivación de líderes y empleados, la calidad del producto final y la colaboración con la mejora continua.

5S es la metodología base de la filosofía Lean, y propone, en 5 etapas muy simples, diseñar un lugar de trabajo “visual” y organizado, que promueva la eficiencia y la mejora. En los momentos de transformación organizacional esta técnica es fundamental, ya que ayuda a lograr:

  • mayor eficiencia y efectividad, 
  • mayor seguridad, 
  • mejora de la calidad y de la respuesta al cliente,
  • liderazgo comprometido,
  • trabajo en equipo,
  • colaboración de todos con la mejora continua.

Los principios de 5S

Seiri (Clasificar)

Separa lo que sirve de lo que no sirve. Todo aquello que se descarte debe ser retirado de la planta u oficina. Cuanto menos elementos haya en el lugar, más fácil y rápido será encontrar lo que necesitamos con rapidez. Mantener sólo aquello que es necesario para el proceso ayuda al control visual.

¿No sabes por dónde empezar? Ordena por clases, tipos, tamaños, categorías o frecuencia de uso:

  • herramientas y equipos innecesarios,
  • máquinas no ocupadas,
  • productos defectuosos,
  • archivos y carpetas,
  • trabajo en proceso,
  • papeles y documentos.

Seiton (Ordenar)

Define un lugar para cada cosa y pon cada objeto en su sitio, listo para ser usado. Por ejemplo, las herramientas de alta frecuencia de uso, en el cinturón de quien los usa; lo de mediana frecuencia, en un lugar común dentro del sector y lo de baja frecuencia, en un lugar más alejado.

Ubica los elementos necesarios de modo que sean de fácil localización y utiliza métodos de gestión visual para facilitar el orden. Disponer como corresponde cada cosa y demarcar su ubicación minimiza el tiempo de búsqueda y el esfuerzo. 

Veamos un caso. ¿Puedes ver si falta algo en la foto a? ¿Hay algo fuera de lugar en la foto b? 

En el ejemplo anterior, podemos ver cómo demarcar el espacio donde debe ir el contenedor ayuda a poner en evidencia si éste falta o ha sido erróneamente reemplazado. Rotular los objetos y los espacios ayuda a ver los problemas de inmediato y reaccionar con rapidez.

Además, el orden despierta otras preguntas como:

  • ¿tengo la cantidad necesaria? 
  • ¿he estudiado los tiempos en que necesitan ser reemplazados? 
  • ¿están ubicados en el lugar correcto y delimitados?

Seiso (Limpiar)

A quién no le gusta la limpieza. ¿Pero comprendemos su importancia? Limpiar no significa sólo poner “más lindo” el espacio. Limpiar implica liberar el ambiente para poder ver los problemas.  Porque sólo cuando vemos los problemas, los podemos solucionar.

La limpieza que buscamos es, en resumen, una limpieza técnica que apunta a facilitar la identificación de fallas y problemas. Aplicar Seiso permite:

  • Eliminar la probabilidad de que errores, riesgos o potenciales problemas queden ocultos.
  • Corregir inmediatamente lo que está fuera de lugar.
  • Identificar anormalidades de los equipos o del lugar de trabajo.
  • Iniciar a los operadores en tareas de mantenimiento menor.

Seiketsu (Estandarizar)

Previene la aparición del desorden y la suciedad a partir del establecimiento de normas que lleven a la disciplinada aplicación de las 3S anteriores. Ayuda a que el personal haga propia la metodología y que busque corregir aspectos que requieren mejora.

Cómo estandarizar:

  • Establece procedimientos estándares de operación para las anteriores 3S (¿cada cuánto limpio?, ¿quiénes lo hacen?, ¿cada cuánto realizo auditorías?, ¿cómo las hago?, etc).
  • Prepara actividades de comunicación y capacitación, poniendo énfasis en medios audiovisuales.
  • Capacita con la mecánica de “aprender haciendo”.
  • Realimenta y corrige problemas a medida que vayan surgiendo.
  • Incorpora la estandarización del proceso.
  • Establece un sistema de auditorías que monitoree el cumplimiento.

Sheitzuke (Autodisciplina)

La aplicación de las 4 primeras “S” es lo más simple de este método. Lo complejo del sistema radica en lograr que los cambios alcanzados se mantengan en el tiempo. Generar un ambiente de respeto a las normas y estándares establecidos implica un cambio cultural, una transformación profunda en los hábitos de las personas.

Luego del Mundial de Rusia, los hinchas japoneses limpiaron el estadio. La limpieza es un hábito tan arraigado en su cultura que, incluso mientras festejaban el éxito, no olvidaron realizarlo. El hecho llamó la atención de las culturas occidentales, se viralizó y fue definido como “insólito”. Yo lo llamaría Sheitzuke.

¿Por qué aplicar Sheitzuke?

  • Crea una cultura de sensibilidad, respeto y cuidado de los recursos de la empresa y las personas.
  • La motivación en el trabajo se incrementa y con ello la productividad.
  • El cliente se sentirá más satisfecho ya que los niveles de calidad serán superiores.

 

En síntesis, 5S es una técnica progresiva, con impacto a largo plazo y que puede generar grandes ahorros de tiempo y recursos. Si quieres mejorar tus procesos, aplicar metodologías de Lean Manufacturing o gestionar un cambio, necesitarás que en la organización exista una alto grado de disciplina. La implementación de las 5S puede ser uno de los primeros pasos hacia la mejora continua.

Autor: Hernán Pinque

2 Comentarios
  • AffiliateLabz
    Publicado a las 18:57h, 15 febrero Responder

    Great content! Super high-quality! Keep it up! 🙂

  • Debra
    Publicado a las 13:00h, 04 agosto Responder

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