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Agile y Lean, una combinación poderosa

Ciclo Lean-Agile

Agile y Lean, una combinación poderosa

¿Son Agile y Lean lo mismo? ¿Compiten entre sí o pueden combinarse? ¿Cuáles son sus diferencias? Como consultor me he enfrentado incontables veces a estas preguntas. En esta nota intentaré explicar los conceptos centrales de estas metodologías, sus fortalezas y los puntos de contacto, y cómo pueden complementarse para hacer lo mejor de la mejor manera.

Lean: hacer “lo mejor”

 

Los orígenes de Lean pueden ubicarse en el Sistema de Producción Toyota, que combinó el análisis de las tareas y procesos con la consideración y autonomía de los operadores.  Mucho más que una metodología, Lean puso por encima los conceptos de flexibilidad, de búsqueda constante de calidad, y la importancia de un cambio cultural.

Lean significa hacer más con menos, por y para el cliente. Partiendo de la comprensión profunda de las necesidades y deseos del cliente, propone eliminar aquellas actividades que no agregan valor, lo que resulta en el uso de menos tiempo, menos espacio, menos esfuerzo, menos equipamiento y menos materiales. 

Lean Manufacturing analizó los procesos en profundidad, a fin de mejorarlos y acelerarlos eliminando desperdicios, suavizando desequilibrios y simplificando lo difícil. La clave para lograr esto es una mentalidad de mejora continua, cuyo objetivo final es dar a cliente lo que éste quiere, cuándo y cómo lo quiere.

La experiencia de Toyota, que hizo crecer exponencialmente a Japón y tambalear al fordismo, ha sido estudiada con gran interés por occidente. En la búsqueda de llevar este modo de gestión a todo tipo de empresas, James P. Womack y Daniel T. Jones sintetizaron, en su libro Lean Thinking, 5 principios Lean que pueden resumirse en el siguiente proceso:

Pasos clave Lean
  • Identifica qué es valor para el cliente: Enfócate en las necesidades del cliente y genera productos y servicios que realmente le agreguen valor.
  • Mapea el flujo del valor: Analiza toda la cadena de valor y optimiza el sistema para satisfacer la demanda just in time (en el momento, en el lugar, y en la cantidad y calidad que el cliente demanda). No lo hagas sentado desde tu escritorio; visita el Gemba (el lugar donde las cosas suceden).
  • Flexibiliza y dinamiza el proceso: Favorece el flujo, actúa rápido para anticiparte a la competencia, y haz pequeñas mejoras al producto en forma constante. Recuerda que mantener el producto en movimiento trae el desperdicio a la superficie.
  • Tira desde el cliente: La búsqueda de la eliminación y prevención de desperdicios debe siempre partir de entender al cliente y qué es lo que a éste no le representa valor, y se produce cuando éste lo necesita.
  • Persigue la perfección: Busca la mejora continua y realiza mejoras rápidas en forma constante. Analiza los desperdicios y encuentra oportunidades que puedan convertirse en quick wins.

 

Por último, pero no menor, promueve una cultura en la cual todos los empleados busquen mejorar continuamente sus habilidades, competencias y procesos. El liderazgo y el trabajo en equipo son fundamentales.

Agile: hacer las cosas “del mejor modo”

 

A diferencia de Lean, que tiene sus orígenes en la industria de la manufactura, la metodología Agile fue ideada para un desarrollo dinámico de softwares. Propone trabajar productos intermedios, que se irán convirtiendo en un producto final, a partir de ciclos cortos y con iteraciones incrementales. 

Si bien Lean ya proponía la experimentación como parte de la mejora continua, Agile lo hace aún más explícito y acepta el error como parte fundamental del aprendizaje. En el mindset Agile no sólo es aceptable equivocarse sino que es mejor hacerlo lo antes posible para poder cambiar y mejorar. La clave está en la capacidad de rápida reacción y adaptación.

Al igual que Lean, Agile pone el foco en el valor y en hacer las cosas por y para el cliente, pero da un paso más al incorporar al cliente en el proceso de aprendizaje. El cliente se encuentra presente en el desarrollo y da feedback constante de los avances. Entender al cliente de primera mano y anticiparse a sus necesidades aún no expresadas, es la clave para lograr una verdadera ventaja competitiva.

Por otro lado, el enfoque ágil viene a romper con las jerarquías piramidales y el trabajo en silos, y recomienda trabajar en cambio en una red interactiva de equipos co-localizados y autónomos. La colaboración dentro de los equipos y la relación entre áreas, junto con una revisión constante de las formas de trabajo, facilita la motivación, la agilidad y la capacidad de innovación. 

Lean ya proponía una gestión del equipo basada en los conceptos de respeto y participación de todos los colaboradores, y la generación de estructuras marcadas por flujos de valor. Agile hereda esos valores y agrega dinámicas que refuerzan la revisión constante y la mejora permanente de las formas de trabajo.

Infografía Agile vs Lean

Lean + Agile: hacer lo mejor de la mejor manera

 

Como vimos anteriormente, lo que une a Lean y Agile es más que lo que las separa. Ambos enfoques parten del cliente y proponen un aprendizaje iterativo que Lean presentó a través del Kata de mejora y que Agile promueve por medio de ciclos cortos de desarrollo.

Si bien Agile fue inicialmente pensado para el desarrollo de software, no es tanto de una metodología como un mindset y un cambio cultural que puede aplicarse a cualquier industria o tipo de organización para lograr una verdadera ventaja competitiva. No se trata de salir primero al mercado ni de salir con lo mejor, sino de salir con lo mejor en el momento justo (es decir, dar el mejor valor que podemos ofrecer al cliente cuando éste lo requiere).

No necesitas elegir un enfoque ágil o Lean. Combinar una cultura de mejora continua con una forma de trabajo ágil, siempre con foco en el cliente, puede potenciar el desarrollo ágil de las mejoras.

¿Cómo combinar Agile y Lean?

  • Incorpora al Cliente y a los Grupos de Interés clave en las instancias de validación de desarrollo del entregable de cada Sprint.
  • Promueve instancias de revisión a partir de MLPs (mínimas piezas de aprendizaje), en las que se evalúe lo aprendido, las formas de trabajo, lo que se aprendió en esta etapa y qué podemos mejorar de cara al futuro.
Ejemplo de pieza mínima de aprendizaje

Ejemplo de MLP

  • Trabaja en ciclos más cortos de desarrollo (Sprints) que te permitan traer en menos tiempo, mejores resultados. Utiliza el Kata de mejora propuesto por Lean para trabajar en base a objetivos de corto plazo que te permitan analizar los aprendizajes de cada etapa, proyectar mejoras para la próxima, y aprender en forma iterativa. Descarga tu guía “Kata. Mejora y evolución sistemática” aquí.
  • Céntrate en la mejora continua de la gestión del proyecto, y considera a la agilidad como una Metodología para la Gestión de Proyectos, y no sólo para el desarrollo de un producto o servicio.

Conclusión

 

Lean Manufacturing surgió en un contexto en el que la demanda era predecible, la variabilidad baja, y el volumen de producción, alto. En los tiempos que corren, esto ya no es la regla, sino la excepción. 

La metodología Agile se basó en las ideas centrales de Lean pero las repensó para funcionar en entornos impredecibles. Es por esto que resulta especialmente útil para transformar la capacidad de una organización para responder con velocidad a los cambios.

Ahora bien, no podemos centrarnos en ser ágiles y perder de vista el verdadero objetivo que es la mejora continua. Ni podemos perder agilidad por validar las mejoras antes de exponerlas al cliente.

Un enfoque que combine ambas metodologías permitirá:

  • Asegurar una rápida respuesta a las necesidades de los clientes y del negocio
  • Reducir los riesgos, gracias a las iteraciones y las entregas incrementales
  • Trabajar en la cultura, la gestión del cambio y generar capacidad de cambio
  • Potenciar el foco en la colaboración y la interacción permanente
  • Favorecer la innovación y el desarrollo constante de nuevos productos y mejoras

 

El desafío es adaptar Lean a un contexto de incertidumbre y transformación permanente, aprender con agilidad y poner el foco en la mejora continua por y para el cliente.

Autor: Martín Molteni

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