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Lean Six Sigma no ha muerto, ha evolucionado

Lean Six Sigma no ha muerto, ha evolucionado

En un contexto que prioriza la agilidad por sobre la calidad, y los resultados por sobre el método, pareciera no haber ya lugar para Lean Six Sigma. Pero no se trata de descartar una metodología que ha probado ser sumamente exitosa, sino de reivindicar sus fortalezas y revisar las nuevas oportunidades en un mundo en que la agilidad, el Data Mining y la Gestión de Cambio vienen ganando terreno. De esto se trata la evolución de Lean Six Sigma.

El éxito de Lean Six Sigma

 

Lean Six Sigma ha sido aplicada por más de 20 años en diversas compañías e  industrias con resultados sorprendentes. Quienes la han utilizado, coinciden en que es la metodología de mejora más sólida, rigurosa y profunda para analizar un proceso, buscar las causas de un problema y proponer soluciones. 

La metodología combina conceptos de Six Sigma, que se enfoca en reducir la variabilidad, y Lean Manufacturing, que propone priorizar el flujo, brindando flexibilidad y velocidad a los procesos. Repasemos sus conceptos principales.

 

DMAIC, 5 pasos para hacer las preguntas correctas

Pasos de Lean Six Sigma DMAIC

El análisis estructurado en cinco etapas permite pasar del problema a las causas probables y proponer soluciones a partir de preguntas clave. Estas etapas son:

  • DEFINIR qué es importante para el cliente y qué considera un defecto,
  • MEDIR el nivel de defectos y la confiabilidad de los datos,
  • ANALIZAR cuáles son las causas, 
  • MEJORAR los defectos y proponer soluciones,
  • CONTROLAR la sustentabilidad de las mejoras en el tiempo.

 

Pilares de Lean Manufacturing

Pilares Lean

Lean Manufacturing reforzó algunos conceptos de DMAIC y sumó herramientas para facilitar el flujo del proceso y construir la cultura organizacional necesaria para ello. Los pilares de esta filosofía son:

  • Foco en el valor del cliente: Propone mapear el flujo del valor según las características requeridas por el cliente para identificar cuáles son las tareas que le agregan valor y las que no agregan valor. 
  • Desperdicios: A partir de un análisis del proceso se busca discriminar las tareas que agregan valor de aquellas que no lo hacen.
  • Jidoka: Se intenta evitar que aparezcan los problemas y los defectos.
  • Just in Time: Se trata de flexibilizar el proceso.
  • Estabilidad y estandarización: Se busca asegurar procesos que sean predecibles.
  • Involucración y participación: La cultura de la organización es un aspecto central. 

 

La integración de Lean con Six Sigma reforzó el concepto de liderazgo dentro de las mejoras, el trabajo en equipo y los modos de trabajo que favorecen el dinamismo en los procesos. Este fue un primer paso en el camino hacia la agilidad.

Tres grandes fortalezas de Lean Six Sigma

 

Las herramientas de Lean Six Sigma se basan en tres ideas centrales que atraviesan toda la metodología y no debemos perder de vista.

En primer lugar, quisiera destacar la estrategia del foco permanentemente. Existen criterios claros de priorización y herramientas que ayudan a saber siempre cuál es el siguiente paso, en un esfuerzo constante para mantener el foco en:

  • lo que necesita el cliente, 
  • los datos, 
  • el análisis de los procesos, 
  • trabajar la variabilidad de los resultados y hacer el esfuerzo para reducirla, 
  • reducir la cantidad de incumplimientos con el cliente (los defectos en la metodología).

 

En segundo lugar, en la era del Big Data, la cultura de la validación propuesta por Lean Six Sigma se vuelve más vigente que nunca. Cada una de las decisiones que se toman un proyecto debe pasar por evaluaciones basadas en métricas objetivas que validen: 

  • los requerimientos del cliente, 
  • las causas, 
  • las soluciones, 
  • los controles que vamos a hacer, 
  • cómo vamos a encarar la sustentabilidad.

 

En tercer lugar, la metodología Lean Six Sigma ha comprendido la importancia de gestionar a las personas a lo largo del proyecto. Un Belt sabe que construir una infraestructura de soporte, tanto técnica como cultural, es fundamental para poder alcanzar los resultados esperados. Por ejemplo, los proyectos Lean Six Sigma siempre cuentan con un sponsor o un Champion, que son personas de la dirección que están permanentemente ayudando al equipo para poder eliminar los problemas que pueden surgir y brindarles soporte para que los proyectos avancen.

Como contrapartida, la cultura del análisis y la validación puede impactar en proyectos demasiado largos o poco flexibles. Ahora bien, ¿cómo podemos dotar de agilidad a los proyectos Lean Six Sigma?

El enfoque ágil

“Agile se refiere a trabajar de forma más inteligente antes que más fuerte. No se trata de hacer más trabajo en menos tiempo sino de generar más valor con menos trabajo” - Steve Denning

Las principales críticas a la metodología Lean Six Sigma afirman que:

  • no es tan fácil completar los proyectos, 
  • se dificulta lograr el consenso,
  • los proyectos son largos, 
  • falta flexibilidad.

 

Los proyectos de Lean Six Sigma necesitan de agilidad y es por esto que la integración con la metodología ágil se vuelve una necesidad casi natural. Agile tiene en común con esta metodología el foco en el cliente, incluso por encima del plan. Sus puntos centrales son:

  • La obsesión por entregar valor al cliente: Con la convicción de que se debe aprender constantemente en la relación con el cliente, éste se vuelve presente y da feedback constante de los avances. 
  • La organización en equipos de trabajo pequeños y autónomos: Se propone trabajar con equipos independientes que tengan la libertad de experimentar, errar y aprender rápido, y se trabaja a partir de ciclos cortos ó sprints
Enfoque ágil

En este pasaje hacia la agilidad, el desafío es hacer flexible el entorno sin perder la rigurosidad, el foco y la capacidad de análisis del DMAIC.

Cómo lograr agilidad en los proyectos Lean Six Sigma

 

Lean Six Sigma necesita incorporar agilidad en estas 4 áreas:

  • los ciclos del proyecto
  • las herramientas de gestión visual 
  • las herramientas de análisis de datos y procesos
  • el entrenamiento

 

Agilidad en los ciclos del proyecto

Ciclos ágiles

Proponemos favorecer la agilidad acompañando los ciclos ágiles de mejora con un Plan de Transformación Ágil que atraviese todas las etapas de Lean Six Sigma. Las acciones de Gestión de Cambio, desarrolladas también en sprints, facilitarán la sustentabilidad de las prácticas, la agilidad en la adopción del cambio y la innovación. La Gestión de Cambio es una herramienta fundamental para asegurar el éxito de las mejoras que estamos desarrollando.

Agilidad en las herramientas de Gestión Visual

 

Las herramientas de Gestión Visual ayudan a un monitoreo ágil del avance del proyecto, a anticipar problemas en el desarrollo y reorganizar el plan con rapidez. Entre estas herramientas podemos mencionar:

  • Project Canvas: Ayuda a visualizar los aspectos clave que debe considerar el proyecto. Entre ellos, el alcance, las suposiciones y restricciones, los outputs o entregables, los resultados deseados, beneficios, criterios críticos de éxito, el presupuesto, los stakeholders, riesgos e hitos clave.
  • Cronograma Macro de las Etapas del Proyecto: A partir de un diagrama tipo Gantt podemos visualizar la secuencia de tareas, los tiempos asignados a cada una de ellas y la asignación de responsables.
  • Tableros Kanban: Ayuda a ver con rapidez el estado en el que se encuentra cada tarea (planificada, en ejecución o finalizada). 
  • Daily ó Weekly Standups: Son reuniones cortas, diarias o semanales, en las que se revisa el tablero Kanban y se ajusta la planificación de tareas según los avances en el último período.
  • Minimal Learning Products (MLP): A partir de una evaluación rápida de lo sucedido en cada ciclo, este modelo logra un feedback constante con el cliente asegurándonos que todo lo que hacemos tiene un sentido para él. Se trabaja con cinco preguntas: ¿Qué queríamos hacer en este ciclo? ¿Qué hicimos? ¿Qué aprendimos? ¿Cómo le mejoramos la experiencia al cliente gracias a esta implementación?
Herramientas de Gestión Visual ágiles

Agilidad en las herramientas de Análisis y Procesos

 

Lean Six Sigma requiere de datos con un cierto nivel de calidad, confiables y validados para poder llegar a conclusiones acertadas. Es por esto que requiere de herramientas sofisticadas de análisis de datos.

Afortunadamente, en los últimos tiempos el desarrollo de software de análisis de datos ha crecido y existen numerosas opciones que pueden simplificar la vida de un Belt. Quisiera destacar EngineRoom, una plataforma específica para la gestión de proyectos Lean Six Sigma, que permite análisis estadísticos y de procesos, e incluso permite simular una mejora proyectada para entender sus potenciales efectos.

Agilidad en el entrenamiento Lean Six Sigma 

 

Nadie duda del nivel de entrenamiento que logran los analistas de Lean Six Sigma (Green Belts, Black Belts, Yellow Belts). Sin embargo, estos entrenamientos llevan mucho tiempo y cuestan bastante dinero a las compañías. 

El entrenamiento ágil de IMCG propone ir incorporando conceptos en medida de las necesidades, con tres niveles de capacitación.

Entrenamiento Lean Six Sigma Ágil

Conclusión

 

Lean Six Sigma no ha muerto. La rigurosidad, validaciones y herramientas de análisis estadístico que la han vuelto tan prestigiosa no sólo siguen vigentes, sino que en la era del Big Data toman un rol central.

Pero, como especialistas en Lean Six Sigma, debemos comprender que es hora de evolucionar. Debemos tomar aprendizajes de Agile, como la necesidad de un feedback permanente del cliente, los ciclos cortos y la posibilidad del ensayo y error, el foco en la colaboración y la interacción permanente dentro de los equipos y con los grupos de interés.

Debemos entender que gestionar a las personas es determinante del éxito del proyecto y que acompañar el proyecto con un Plan de Gestión de Cambio puede agilizar el proceso y garantizar la sustentabilidad de los resultados.

Necesitamos aprender a utilizar herramientas de Data Mining y softwares estadísticos que nos ayuden a procesar la información con rapidez y tomar decisiones basadas en datos confiables y seguros.

Necesitamos visualizar los problemas antes de que ocurran y alinear a todo el equipo en pos del objetivo con herramientas de Gestión Visual. Y necesitamos capacitar a nuestros analistas con mayor rapidez.

Lean Six Sigma, como lo conocíamos hasta ahora, no existe más. Es hora de Agile Lean Six Sigma.

Autora: Maia Galíndez

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